Quem precisa ter certificado digital?

O número de empresas que vão precisar de um certificado digital crescerá exponencialmente este ano. Essa asssinatura eletrônica, que confirma a autenticidade de documentos e declarações, é exigida para empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e). Até o ano passado, apenas 54 segmentos da indústria e do atacado eram obrigados a trabalhar com NF-e. Em abril último, 240 novos setores foram incluídos na tabela — em julho, serão mais 68 e, em outubro, 249. Além disso, desde o início do mês passado, as companhias inscritas no regime tributário de lucro presumido precisam da certificação para declarar à Receita Federal as obrigações acessórias — como DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), Dacon (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais), DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica), entre outras.

No total, 600 mil por conta da NF-e e 1,4 milhão em virtude do regime de lucro presumido terão que obter um certificado eletrônico em 2010, segundo estimativas de Igor Ramos Rocha, presidente de negócios de identidade digital da Serasa, uma das entidades autorizadas a emitir o registro. Por enquanto, apenas 15% das empresas inscritas no lucro presumido e 25% daquelas obrigadas a emitir NF-e tiraram o certificado, calcula Rocha. “Essa baixa procura inicial é cultural.

Os empresários ainda não reconhecem as vantagens”, diz José Maria Chapina Alcazar, presidente do Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento (Sescon). Os benefícios esperados a longo prazo, segundo ele, são: mais segurança, eliminação de obrigações redundantes e agilidade no pagamento dos tributos. Pequenas Empresas & Grandes Negócios elaborou um guia para responder às principais dúvidas dos empreendedores em relação à nova exigência da Receita Federal. 

Todas as empresas que são obrigadas a emitir a nota fiscal eletrônica, assim como todas as que estão inscritas nos regimes tributários de lucro real ou lucro presumido, são obrigadas a ter um certificado digital. A lista de áreas de atuação que devem emitir nota fiscal eletrônica abrange indústria e atacado — comércio varejista está excluído. Qualquer empresa pode estar inscrita no sistema tributário de lucro real enquanto somente aquelas com faturamento de até R$ 48 milhões podem se inscrever no sistema de lucro presumido. As empresas inscritas no Simples e que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica não precisam de certificação digital. 

Para emitir nota fiscal eletrônica, transmissão mensal do Sped fiscal e obrigações acessórias é preciso ter o E-CNPJ. Para a declaração anual Sped contábil é preciso o E-CPF. “O E-CNPJ é da empresa. Qualquer problema com a declaração é de responsabilidade da pessoa jurídica. Enquanto o E-CPF é do empresário ou do contador, que podem ser responsabilizados por qualquer informação errada passada à Receita. Podem até ser presos”, explica Welinton Mota, consultor tributário da Confirp. 

A empresa fica impossibilitada de entregar as declarações das obrigações acessórias — e assim não consegue pagar os tributos devidos. “A multa é de 20% do tributo não declarado, com valor mínimo de R$ 500”, diz Mota, da Confirp. Para as que precisam emitir nota fiscal eletrônica, o maior problema está em concluir um negócio — a multa é aplicada ao comprador da negociação. 

A empresa pode escolher entre a certificação válida por um ano, conhecida como A1, e a de três anos, a A3. Ambos os modelos podem ter formatos variados, como pen drive, token (dispositivo eletrônico que gera uma senha sem conexão com o computador), cartão ou a instalação no próprio computador. Os certificados mais simples, armazenados nos computadores e com duração de um ano, custam cerca de R$ 100. Os mais sofisticados, com tolken e validade de três anos, variam de R$ 300 a R$ 500. 

Existem nove autoridades certificadoras habilitadas pela Receita Federal: o Serviço de Processamento de Dados (Serpro) em parceria com os Correios, em São Paulo, Brasília, Paraná, Minas Gerais e Rio de Janeiro; a Certisign; a Serasa; a Imprensa Oficial do Estado de São Paulo; a Companhia de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (Prodemge); a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Acfenacon); o Sindicato dos Corretores de Seguros, Empresas Corretoras de Seguros, de Saúde, de Vida, de Capitalização e Previdência Privada no Estado de São Paulo (Sincor); a Notarial; e a Autoridade Certificadora Brasileira de Registros. 

Só para entrega de obrigações acessórias, que exigem o E-CNPJ. As empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica, por exemplo, podem se dirigir à Receita Federal e fazer uma procuração eletrônica autorizando um contabilista que tenha o E-CNPJ a entregar as declarações de tributos certificadas. “Isso é totalmente viável e legal”, diz Mota.