Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas de todos os portes no Brasil é a burocratização em processos simples, do dia a dia. Isso faz com que algumas decisões sejam tomadas com atraso, o que pode prejudicar, e muito, as finanças da corporação. No final do ano passado, o Banco Mundial divulgou uma pesquisa que mostra que uma empresa de porte médio no país precisa de 2.600 horas por ano para calcular, preencher formulários e pagar impostos.
Hoje, com os avanços tecnológicos, existem maneiras de desmaterializar e desburocratizar os processos, tornando-os eficientes. E o melhor: de forma sustentável e gerando benefícios para a companhia como um todo. O governo já mostrou que sabe como alcançar estes três pontos citados. Agora, são as empresas que precisam se atentar.
O mundo se modernizou. As informações precisam ser geradas, repassadas, conferidas e atestadas em tempo real. Estamos vivendo em uma era onde as decisões devem ser tomadas com rapidez. Sem esquecer, claro, da redução de custo. Você deve estar se perguntando: qual é este meio “milagroso” que as empresas ainda não se atentaram? A resposta é a Certificação Digital. A única tecnologia capaz de eliminar 100% o uso de papel e desburocratizar processos. Tudo com validade jurídica.
Certificação Digital e a desmaterialização de processos
A Certificação Digital é uma tecnologia que pode ser inserida em sistemas novos e legados. Muito se ouviu falar nos últimos tempos do Certificado Digital utilizado para identificação e autenticação em sistemas do governo. Ou seja: a tecnologia passou a ser vista como um item obrigatório e não como uma solução benéfica para corporações de todos os portes.
Esta impressão tem que mudar. As corporações precisam se atentar aos benefíciosde ter esta tecnologia inserida em suas rotinas. O raciocínio básico é simples: por identificar o autor de uma atividade e garantir a integridade da informação, possui validade jurídica e elimina a necessidade de várias etapas em um único processo.
E o que isso tem haver com desmaterialização de processos? Tudo. Um processo que você começa no meio eletrônico, você termina no meio eletrônico. Imagine um fluxo simples de assinatura para pedido de compra. Você cria o documento no computador, imprime duas vias, leva para o responsável da área de compras assinar as folhas e arquiva os documentos. Algumas reflexões:
• Quanto tempo foi gasto no processo de assinatura?
• Quanto dinheiro foi gasto para a compra de papel e impressão?
• Quanto custa o metro quadrado do ambiente que você utiliza para o arquivamento de papel?
Parece pouco se você se focar somente neste exemplo de fluxo simples de assinatura. Mas multiplique as respostas das perguntas acima pela quantidade de assinaturas que a sua empresa faz por dia, semana, mês, ano. Quanto papel está envolvido? Quanto custa a hora dos profissionais envolvidos nos processos? Já parou para pensar que quando um responsável por assinar um documento não está fisicamente na empresa, todo o processo para?
Com a Certificação Digital estes gastos não existem. Esta perda de tempo também. Estamos falando de uma tecnologia do mundo eletrônico. É online. Você cria, assina e armazena no meio digital. Hoje, temos diversas soluções para empresas de todos os portes que integram a tecnologia na rotina das companhias. É um investimento com retorno financeiro garantido.
Estou falando de maior produtividade, de eficiência na gestão de documentos. De processos ágeis. De etapas que podem ser cumpridas por meio de sistemas baseados em web e que não exigem a presença do signatário fisicamente. Estou falando de segurança. Já imaginou o seu almoxarifado incendiado? Como resgatar documentos? No mundo físico, não há como.
Com a desmaterialização de processos você para de produzir no físico. E o seu antigo arquivo de documentos? Fique tranquilo. É possível digitalizá-lo também. E com validade jurídica, desde que ainda se preserve os originais e/ou siga os processos homologados pelo órgão regulador do segmento de atuação em questão. Como? Já mencionei: com a Certificação Digital. Esta tecnologia é totalmente integrável em soluções de automatização de fluxo de trabalho, em sistemas de digitalização e muitas outras.
Sem contar que é sustentável. Quando você desmaterializa processos, você automaticamente está desenvolvendo Responsabilidade Social Empresarial na sua companhia. Afinal, o que é feito no mundo eletrônico, não causa danos ao meio ambiente. Para ilustrar o impacto positivo da tecnologia na natureza e na qualidade de vida de nós todos, desde a sua criação em 2006 até os dias atuais, o uso da Nota Fiscal Eletrônica fez com que 34 bilhões de folhas de papel deixassem de ser impressas.
São tantos os benefícios. Então por que não expandir o uso da Certificação Digital para outros setores da sua empresa? O investimento tem retorno. É um fato. A Telefônica, por exemplo, substituiu alguns processos manuais e documentos físicos por arquivos eletrônicos assinados digitalmente e arquivados eletronicamente em rede.
Com isso, a operadora deixou de imprimir anualmente cerca de 2,3 milhões de folhas de papel. A primeira área da Telefônica a adotar a Certificação Digital foi a gerência de inteligência de redes, responsável pela fiscalização dos serviços de rede externa, seguidas por diversas unidades da companhia.
Os contratos eram impressos em três vias. Agora, a operadora utiliza Certificado Digital ICP-Brasil para assinar digitalmente estas vias com a mesma equivalência e autenticidade jurídica. Sem a necessidade de impressão. No método de fiscalização de redes, que vai da coleta de informações na rua à distribuição de dados para os técnicos, foi reduzido não apenas o consumo de papel, mas também o tempo de trabalho e margem de erro. Os ganhos são em toda a cadeia. Em um dos processos, que antes um profissional gastava em média 220 horas por mês para selecionar amostras e distribuir aos responsáveis, hoje, o mesmo trabalho é realizado em apenas quatro horas.
Em outro setor, a CPFL Energia, uma das maiores empresas privadas do setor elétrico do Brasil, também obtém retornos positivos com a integração dos processos à Certificação Digital.
O objetivo de dar celeridade à assinatura de contratos e eliminar o uso de papel foi alcançado. Somente na área comercial, a geração de contratos ao ano chega a aproximadamente 10 mil. Com o uso da Certificação Digital a empresa deixou de imprimir e armazenar 110 mil folhas. A produtividade também melhorou: o tempo médio – gasto por contrato – reduziu em mais de 50%.